Um novo ano acabou de chegar e, junto dele, vem algumas reuniões que possuem como objetivo alinhar alguns assuntos e estabelecer metas para o ano de 2020. Mas sabemos que algumas reuniões acabam fugindo do assunto principal e se tornando longas e cansativas para os participantes. Separamos 5 dicas para tornar suas reuniões mais produtivas.
1- Tenha claro seus objetivos com a reunião.
Para saber se a reunião foi realmente produtiva, é necessário saber qual o objetivo dela. A partir disso, poderá ser analisado se o objetivo foi atingido ou não. Antes de convidar todos os participantes para a reunião, responda perguntas, como:
- Qual problema desejo resolver?
- O que eu desejo definir nesta reunião?
- Quais resultados e ações eu desejo ter claro ao fim da reunião?
Essas perguntas podem te ajudar a ter um direcionamento claro e conduzir com mais objetividade a reunião.
2- Informe com antecedência os assuntos que serão abordados.
Dessa maneira, a equipe poderá se preparar melhor e contribuir mais nas discussões.
3- Estimule as contribuições!
Dê a vez a todos que estão presentes e crie um ambiente confortável onde as pessoas se sintam à vontade para colaborar no assunto e nas decisões.
4- Faça reuniões curtas, objetivas e sem atrasos.
Pense sempre que as pessoas se programam para as atividades que precisam realizar durante o dia. Por isso, é importante não ultrapassar o tempo estipulado e também usar a objetividade para não criar um ambiente cansativo.
5- Convide as pessoas certas para a reunião.
Ter uma sala cheia não significa que a reunião será melhor, inclusive isso pode até diminuir o rendimento. Procure sempre convidar apenas aqueles que são fundamentais para a discussão do assunto abordado.
6- Uma última dica!
Peça um feedback após a reunião a fim de entender o que pode ser mantido ou melhorado nas futuras reuniões para que ela seja mais produtiva.